Жизнь заставила уйти в бизнес
– Идея Агентства делового туризма «РОГНЕДА» нам пришла с дочкой в 2014 году. На тот момент она работала в Санкт-Петербурге в крупной компании, имеющей сеть отелей и хостелов. Дочь отвечала за организацию деловых мероприятий, прием и расселение всевозможных делегаций. Сначала мы планировали работать вместе, организовывая поездки для групп из Воронежа в Санкт-Петербург и принимать людей, которые едут в командировку в столицу Черноземья. Но жизнь немного скорректировала планы. Находясь в декрете с двумя малышами (дочь с семьей живет в Санкт-Петербурге), она создала свой проект и переключилась на потребности молодых мам. А передо мной встал вопрос о том, как действовать дальше.
Идея деловых поездок для меня была новой. До этого я работала в управлении недвижимостью. А в 2014 году – на железной дороге в сфере грузовых перевозок. Именно там меня застал кризис и сообщение о том, что грядет крупное сокращение. Как ни странно, сокращению я была рада. Ведь именно это событие и дало толчок новой деятельности.
Я знала, что хочу работать с юридическими лицами, решать вопросы организации деловых поездок, но не понимала, как сделать так, чтобы был еще и финансовый результат. Начала изучать, как устроен рынок, какие есть потребности и запросы у клиентов. И в результате получила предложение от одного из самых крупных туроператоров и агентств делового туризма о сотрудничестве.
Индивидуальный подход в каждому клиенту
– Таким образом, я, как самостоятельное юридическое лицо, взаимодействую с клиентами лично и использую индивидуальный подход – клиентов не много, есть возможность использовать индивидуальный подход. В основном – это крупные компании, деятельность которых связана с командировками сотрудников, с поездками руководителей, с организацией выездных мероприятий. Я являюсь партнером многих проводимых в Воронеже, и в других городах, форумов, бизнес-миссий, в части бронирования отелей, приобретения билетов и других сопутствующих услуг.
С другой стороны – за моей спиной находится большой холдинг, благодаря которому происходят процессы бронирования, выписки, технической поддержки клиентов на современной онлайн-платформе. Это происходит быстро, удобно и полностью удовлетворяет запросам крупных предприятий при предоставлении бухгалтерской и финансовой отчетности.
С моей помощью предприятия могут сэкономить
– Иногда меня спрашивают, а что, люди сами не могут купить себе билеты и заказать отели? Конечно могут. Особенно, если вы путешествуете самостоятельно, или если все командировки на вашем предприятии – это две поездки в месяц вашего директора. Но если речь идет о десятках и более билетов в месяц, то уже встает вопрос о быстрой бухгалтерской отчетности и экономии, об оптимизации времени сотрудников на поиски и выписку билетов.
Кстати, по опыту, если предприятие переходит на централизованную систему бронирования отелей, или начинает работать с нами, то на бронировании отелей экономится до 20%. А уж если вам надо собрать группу людей и отправить разными рейсами и видами транспорта, встретить в аэропортах, разместить в отелях с разными требованиями и т.д, то придется выделять специального человека, который все равно будет обращаться к тревел агентству, потому что необходимо будет свести все продажи, возвраты, обмены, которые неминуемо будут, сделать качественный отчет и вовремя провести все платежи, чтобы не было штрафных санкций от перевозчиков или отелей.
Почему большим предприятиям нужна помощь
– Оказалось, не многие руководители предприятий знают, что процесс организации деловых поездок, участие в выставках и форумах, можно сделать удобным и прозрачным. И, как следствие, оптимизировать расходы, временные затраты на подготовку и обеспечение таких поездок. И первое, что мы рекомендуем сделать – это проанализировать объем, структуру поездок и разработать трэвел политику – свод корпоративных правил, которые должны содержать ответы на вопросы, касающиеся бизнес-поездок. Мы можем помочь предприятию проанализировать, где и как можно оптимизировать расходы на бронирование билетов, оценить существующую систему на предприятии и сформировать предложение с индивидуальными условиями.
Самое сложное, с чем мы встречаемся в работе – это нежелание сотрудников внедрять что-то новое. И это при том, что никакой платы, абонентской, или какой-либо другой, кроме как сервисного сбора за купленный билет, у нас нет. Да и все сборы, в том числе агентства, перевозчика, топливные и т.д. у нас расписаны очень понятно. Что бывает далеко не во всех агентствах. Пробиться сквозь исполнителей до руководства порой очень трудно, а они не всегда стремятся к новому.
С кем обычно мы сотрудничаем на предприятии
Крупные бизнесы с ежегодным массовым оборотом деловых поездок уже внедрили и успешно используют в своем штате такую единицу, как тревел-менеджер, но в основном, предприятия предпочитают пользоваться услугами специалистов других департаментов, наделяя их тревел-функцией как дополнительным функционалом. Как правило, это личные помощники руководителей, офис-менеджеры, специалисты АХО, секретари и даже сотрудники бухгалтерии. Но решение о заключении договора, о сотрудничестве, всегда остается за руководством и принимается в соответствии с поставленными задачами. И здесь наша цель – оптимизировать работу менеджера, структур и подразделений, так или иначе участвующих в организации деловых поездок, помочь в организации процесса.
После проведения встречи на предприятии, после анализа примерного объема командировок, мы разрабатываем индивидуальные условия сотрудничества, в том числе и финансовые. Если объем командировок небольшой, и в этом процессе участвуют 2-5 человек в месяц, то мы предлагаем работать по договору, который предусматривает обращение к нам по мере необходимости. Персональный менеджер всегда на связи, вопросы решаются в текущем моменте. В большинстве случаев на таких предприятиях бизнес поездки – это участие в форумах или выставках несколько раз в год и разовые поездки руководителей на переговоры и встречи. Участие в выставках и форумах мы обеспечиваем «под ключ», предоставляя пакетом все услуги: бронирование и покупка билетов, размещение в отеле, трансферы, экскурсионное обслуживание.
Вот уже второй год у нас в планах рассказать о тревел-политике предприятий и о возможностях, которые дают современные онлайн платформы для юридических лиц на промышленном форуме. Но, к сожалению, второй раз он не проводится из-за эпидемиологической обстановки. Надеюсь, что следующий год даст такую возможность.
